W związku z decyzją RM o przeprowadzeniu pilotażowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup typowego sprzętu oraz oprogramowania komputerowego dla podmiotów administracji publicznej, Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji (PIIT) na prośbę MNiI zorganizowała konferencję informacyjną z udziałem przedstawicieli administracji publicznej oraz firm teleinformatycznych.

Celem konferencji było poinformowanie zainteresowanych firm teleinformatycznych o samym planowanym przedsięwzięciu, jego głównych założeniach, zakładanych procedurach oraz terminach. Niezwykle ważne dla MNiI, organizatora przetargu są doświadczenia firm informatycznych wynikające z udziału w dotychczasowych przetargach realizowanych przez administrację rządową. Podczas konferencji zaprezentowano opinię i uwagi środowiska producentów i dostawców sprzętu oraz typowego oprogramowania komputerowego, które są bardzo cenne i ważne dla właściwej realizacji powierzonego ministrowi nauki i informatyzacji zadania, związanego z przeprowadzeniem tego projektu.

Harmonogram prac MNiI w zakresie przeprowadzenia pilotażowych zamówień publicznych zakłada, że:

• w terminie do dnia 31 stycznia 2005 r. – Ministerstwo Nauki i Informatyzacji opracuje i przekaże do podmiotów administracji publicznej wskazanych w „Raporcie z prac Międzyresortowego Zespołu do spraw Zamówień Publicznych wraz z wnioskami” dokumentu (wytycznych), który zawierał będzie m.in. szczegółowe zasady przeprowadzenia scentralizowanego postępowania w zakresie pilotażowego zakupu sprzętu komputerowego wraz z podstawowym systemem operacyjnym w 2005 r. (wraz z zestawem pytań, które niezbędne będą do opracowania Specyfikacji Istotnyc
  Warunków Zamówienia);
• w terminie do dnia 11 lutego 2005 r. – zgromadzone zostaną otrzymane od podmiotów niezbędne informacje do opracowania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w zakresie pilotażowego scentralizowanego zakupu sprzętu komputerowego wraz z podstawowym systemem operacyjnym;
• w terminie do dnia 15 marca 2005 r. MNiI:
  – przeprowadzi szczegółową analizę zapotrzebowania na sprzęt komputerowy wraz z podstawowym systemem operacyjnym w podmiotach administracji rządowej
  - ustali kategorie sprzętu oraz oprogramowania komputerowego uznanego za typowe dla zastosowań w administracji publicznej w 2005 r., które zostaną objęte pilotażowym scentralizowanym zamówieniem;
• ustali, w porozumieniu z MF i UZP, zasady odpowiedzialności finansowych wszystkich beneficjentów skonsolidowanych zakupów, sposoby rozliczeń finansowych, fakturowania dostaw, ewidencjonowania nabywanego sprzętu;
• w terminie do dnia 31 marca 2005 r. - ustali listę podmiotów, które zostaną objęte pilotażowym scentralizowanym zakupem sprzętu komputerowego wraz z podstawowym systemem operacyjnym w roku 2005 oraz opracuje Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, a następnie ogłosi postępowania.
• w terminie kolejnych trzech miesięcy - rozstrzygnie zostaną postępowania oraz podpisane stosowne umowy;
• przez cały okres realizacji zamówienia zamawiający przeprowadzał będzie bieżący monitoring dostaw;
• w terminie do 31 października 2005 r. – MNiI dokona podsumowania projektu pilotażowego oraz przygotuje plan realizacji scentralizowanych zakupów publicznych typowego sprzętu i oprogramowania komputerowego w 2006 roku obejmujący w szczególności:
  - procedury i dokumentację uzgadniania potrzeb sprzętowych w jednostkach administracji państwowej,
  - wzorcową dokumentację przetargową,
  - wzory umów na dostawy sprzętu i oprogramowania komputerowego,
  - procedury kontroli i rozliczania dostaw,
  - procedury płatności za dokonywane zakupy publiczne.