Założenia i warunki realizacji projektu pilotażowego scentralizowanych zakupów typowego sprzętu oraz oprogramowania komputerowego na rzecz jednostek administracji rządowej w roku 2005.

W uzupełnieniu wniosków „Raportu z prac Międzyresortowego Zespołu ds. Zamówień Publicznych wraz z wnioskami” oraz zaleceń podjętych podczas posiedzenia Komitetu Rady Ministrów w dniu 3 listopada 2004 r. niniejszy dokument konkretyzuje zadania Ministerstwa Nauki i Informatyzacji jako jednostki realizującej powierzone zadanie.

Wstęp

Projekt pilotażowy scentralizowanych zakupów typowego sprzętu oraz oprogramowania komputerowego zostanie przeprowadzony w okresie II – III kwartał 2005 roku i służył będzie wypracowaniu metodyki, procedur oraz zasad organizacyjnych prowadzenia od 2006 roku skonsolidowanych zakupów wspomnianego wyposażenia dla wszystkich jednostek administracji państwowej.

Przeprowadzenie pilotażu powierza się Ministerstwu Nauki i Informatyzacji, z którym przy formułowaniu założeń początkowych oraz wniosków końcowych współpracować będą Kancelaria Prezesa Rady Ministrów oraz Urząd Zamówień Publicznych.

I. Przedmiot oraz zakres projektu pilotażowego

Dla realizacji projektu pilotażowego przyjmuje się poniższe postanowienia:

1. skonsolidowane zakupy sprzętu dotyczyć będą minimum trzech, uznanych za typowe kategorii urządzeń komputerowych jak np. komputerów personalnych, notebooków, laserowych drukarek sieciowych,
2. skonsolidowane zakupy oprogramowania dotyczyć będą dwóch produktów programowych jak np. system operacyjny czy pakiet programów biurowych,
3. przewidywana ilości zakupionego wyposażenia nie powinna być mniejsza niż 10-15% rocznych potrzeb administracji państwowej,
4. dopuszcza się możliwość przeprowadzenia odrębnych postępowań na każdą z ustalonych kategorii sprzętu oraz oprogramowania komputerowego,
5. dostawy zakupionego sprzętu oraz oprogramowania realizowane będą bezpośrednio do beneficjentów, MNiI nie będzie prowadziło żadnego magazynu sprzętowego,
6. wszystkie procedury będą w pełni transparentne i wszyscy beneficjenci będą na bieżąco informowani o ich przebiegu.

II. Zakres zadań realizującego projekt.

Minister właściwy do spraw informatyzacji:

1. w terminie do dnia 31 stycznia 2005 r. – opracuje i przekaże do podmiotów administracji publicznej wskazanych w „Raporcie z prac Międzyresortowego Zespołu do spraw Zamówień Publicznych wraz z wnioskami” dokumentu (wytycznych), który zawierał będzie m.in. szczegółowe zasady przeprowadzenia scentralizowanego postępowania w zakresie pilotażowego zakupu sprzętu komputerowego wraz z podstawowym systemem operacyjnym w 2005 r. (wraz z zestawem pytań, które niezbędne będą do opracowania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia);
2. w terminie do dnia 11 lutego 2005 r. – zgromadzi, otrzymane od podmiotów wymienionych w Raporcie, niezbędne informacje do opracowania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w zakresie pilotażowego scentralizowanego zakupu sprzętu komputerowego wraz z podstawowym systemem operacyjnym;
3. w terminie do dnia 15 marca 2005 r. – przeprowadzi szczegółową analizę zapotrzebowania na sprzęt komputerowy wraz z podstawowym systemem operacyjnym w podmiotach administracji rządowej oraz ustali kategorie sprzętu oraz oprogramowania komputerowego uznanego za typowe dla zastosowań w administracji publicznej w 2005 r., które zostaną objęte pilotażowym scentralizowanym zamówieniem;

ustali, w porozumieniu z MF i UZP, zasady odpowiedzialności finansowych wszystkich beneficjentów skonsolidowanych zakupów, sposoby rozliczeń finansowych, fakturowania dostaw, ewidencjonowania nabywanego sprzętu;

4. w terminie do dnia 31 marca 2005 r. - ustali listę podmiotów, które zostaną objęte pilotażowym scentralizowanym zakupem sprzętu komputerowego wraz z podstawowym systemem operacyjnym w roku 2005 oraz opracuje Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, a następnie ogłosi postępowania.
5. w terminie kolejnych trzech miesięcy - rozstrzygnie postępowania oraz podpisze stosowne umowy;
6. przez cały okres realizacji zamówienia przeprowadzał będzie bieżący monitoring dostaw;
7. w terminie do 31 października 2005 r. - dokona podsumowania projektu pilotażowego oraz przygotuje plan realizacji scentralizowanych zakupów publicznych typowego sprzętu i oprogramowania komputerowego w 2006 roku obejmujący w szczególności:
   • procedury i dokumentację uzgadniania potrzeb sprzętowych w jednostkach administracji państwowej,
   • wzorcową dokumentację przetargową,
   • wzory umów na dostawy sprzętu i oprogramowania komputerowego,
   • procedury kontroli i rozliczania dostaw,
   • procedury płatności za dokonywane zakupy publiczne.

III. Zakres niezbędnych uprawnień prowadzącego projekt pilotażowy

Ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji, odpowiedzialnemu za realizację pilotażowego projektu udzielone zostaną następujące upoważnienia:

1. prawo decyzji w sprawach:
   1. ustalenia kategorii uznanego za typowy sprzętu oraz oprogramowania komputerowego,
   2. określenia zakresu pilotażu,
   3. wyznaczenia jednostek administracji biorących udział w pilotażu,
   4. powoływania międzyresortowych zespołów doradczych w przedmiocie zagadnień objętych projektem pilotażowym;
2. prawo podejmowania wszystkich decyzji w sprawach zawiązanych z prowadzeniem przetargów a w szczególności powołania komisji przetargowych, rozstrzygania przetargów, podpisywania umów, kontroli realizacji umów.

IV. Warunki organizacyjne przeprowadzenia projektu

W celu realizacji projektu, w Ministerstwie Nauki i Informatyzacji powołany zostanie samodzielny wydział ds. scentralizowanych zamówień publicznych. Składał się on będzie z 8–10 osób posiadających wykształcenia informatyczne, finansowe i prawnicze. Połowa składu wydziału powinna mieć doświadczenie praktyczne w zakresie organizacji i prowadzenia zamówień publicznych. Wszystkie osoby w pierwszych trzech miesiącach zatrudnienia powinny przejść cykl szkoleń tematycznych związanych z ich zadaniami.

Minister właściwy do spraw informatyzacji wystąpi z wnioskiem o przyznanie 8–10 etatów, pomieszczeń biurowych oraz środków na niezbędne wyposażanie oraz szkolenie personelu zatrudnionego w wydziale. /Aktualnie udzielaniem zamówień publicznych w jednostkach administracji rządowej zajmuje się 312 osób na stałe oraz 1240 osób ad hoc/.

W zależności od wyników projektu pilotażowego i następujących w ślad za nimi decyzjami, wydział może zostać przeniesiony do innej, wskazanej jednostki administracyjnej właściwej dla prowadzenia scentralizowanych zamówień publicznych administracji państwowej. Powołanie wydziału w jego docelowej obsadzie etatowej jest warunkiem przeprowadzenia projektu pilotażowego. Wydział zostanie podporządkowany organizacyjnie ministrowi właściwemu ds. spraw informatyzacji. Obsługę organizacyjną wydziału zapewni Ministerstwo Nauki i Informatyzacji.

V. Założone cele projektu

Zakłada się, że w efekcie przeprowadzonych pilotażowych, scentralizowanych zakupów publicznych typowego sprzętu oraz oprogramowania komputerowego zostaną ocenione i przedstawione konkretne wnioski w sprawach:

1. oszczędności finansowych wynikających z koncentracji i skali ilościowej zakupów,
2. oszczędności finansowych wynikających z ujednolicenia procedur organizacyjnych,
3. sposobu organizacji prowadzenia scentralizowanych zakupów wyposażenia komputerowego,
4. dokumentacji towarzyszącej scentralizowanym zakupom,
5. procedur prawnych oraz finansowych,
6. docelowych warunków realizacyjnych scentralizowanych zakupów sprzętu oraz oprogramowania komputerowego.

W efekcie przeprowadzenia projektu pilotażowego, przygotowany zostanie merytorycznie zespół osób, które nabyte doświadczenia wykorzystają w kolejnych latach.

Przeprowadzeniu projektu powinna towarzyszyć analiza wpływu scentralizowanych zakupów na funkcjonowanie rynku komputerowego w kraju.